La reconquête de la messagerie électronique
Imaginons ensemble le tableau que beaucoup d’entre nous ont probablement vécu, à quelques points près (qui ne sont pas des détails) :
C’est lundi. Vous êtes de retour fringant après deux semaines de coupure totale avec la réalité quotidienne. Vous avez pris cette décision totalement folle et contraire à toutes les lois en TIC (Technologie de l’Information et de la Communication) : vous avez laissé votre téléphone portable en hibernation chez vous pendant cette trêve appelée “vacances”.
Et en plus, vous vous êtes surpris : les TIC ne vous ont même pas manqué.
Seulement, voilà, c’est lundi, les TIC ne vous ont donc pas manqué, mais eux ne vont pas vous manquer, ça je vous l’assure ! Ils sont très rancuniers.
Vous avez bien reculé jusqu’au dernier moment l’ouverture de votre boite email, mais là, vous êtes bien au pied du mur.
En quelques secondes, vous allez perdre tout le bénéfice de vos deux semaines : 1 353 messages dans votre boite. Vous commencez à avoir la gorge serrée, les mains moites et déjà la première sollicitation d’un collègue qui vous éloignera de votre boite jusqu’au soir où il vous faudra commencer à faire le tri, dans l’ordre chronologique ou l’inverse ?
Certains ont carrément décidé de baisser les bras et laissent leur messagerie à l’abandon. Quelques fois sans même prévenir autour d’eux.
Alors, quelles sont les attitudes possibles ?
A l’instar de beaucoup de situations de stress, considérons-en trois :
- subir,
- fuir,
- réagir.
Il faut bien convenir que la situation la plus répandue est la première : nous subissons les emails et voyons avec plus ou moins de fatalité les emails grignoter notre sphère privée.
Pour ce qui concerne la fuite, il suffit de reprendre le cas cité précédemment de ceux qui ne peuvent plus suivre et abandonnent l’usage des emails, et dans certains cas, de manière jugée irresponsable.
Réagir consiste à renverser la vapeur et considérer que les NTIC sont des outils qui doivent être au service de l’individu et non le contraire, ou alors une façon indirecte d’être asservi à d’autres individus.
En réalité, il s’agit de choisir au lieu de subir. C’est ce que nous voulons promouvoir bien entendu sur laqvt.fr
Peut-on opérer ce changement seul ?
Quand j’évoque la qualité de vie et la qualité de vie au travail, l’idée que je promeus avant tout est celle de la coresponsabilité.
Pour ce qui concerne l’usage de la messagerie, la principale idée que je veux mettre en avant dans cet article est bien la même : celle de la coresponsabilité.
Individuellement nous pouvons déjà décider de réagir. Nous pouvons changer notre comportement d’usager.
Mais cela ne fait pas tout : nous recevons chacun des messages et il est illusoire de penser que de notre seule propre décision le flux des messages redeviendra raisonnable.
Fort de cette idée de coresponsabilité, des actions sont donc possibles dans plusieurs directions :
- notre propre comportement; exemple : ne pas lire les messages au fil de l’eau. Quel bénéfice peut-on attendre ? Chaque fois qu’on interrompt une tâche pour lire un message, il faut compter environ 1 mn pour se remettre dans la tâche. Lire par exemple 30 messages au fil de l’eau qui se succèdent dans la journée fait perdre 30x1mn, donc 30 mn. Décider par exemple de lire ces messages 3 fois par jour, fait donc gagner 27 mn.
- notre comportement avec notre réseau de contacts; exemple : nous pouvons nous entendre avec tout ou partie de nos contacts pour adopter des comportements communs permettant de diminuer le flux des messages et optimiser le contenu des messages pour une lecture facilitée.
- la façon de communiquer à l’intérieur de l’organisation à laquelle nous appartenons; exemple : l’organisation peut mettre en place une charte et décider de la mise en place d’un mécanisme de temporisation des messages en dehors des horaires de travail
- la façon de communiquer avec l’extérieur de l’organisation (équivalent du point 2 au niveau collectif); exemple : l’organisation peut s’entendre avec ses clients et/ou partenaires et/ou fournisseurs pour améliorer le flux des messages et diminuer les impacts négatifs.
Ces actions peuvent être accompagnées par des professionnels extérieurs à l’organisation.
laqvt.fr vous proposera régulièrement des conseils et astuces pour faciliter votre quotidien d’usager et acteur des emails, au niveau individuel et en liaison avec vos contacts.
photo sous licence creative commons – auteur : MASH POTATO
